Zwar ist der Berufszweig „virtuelle Assistenz“ seit ein paar Jahren im Vormarsch, trotzdem sehe ich nach wie vor viele Fragezeichen, wenn ich erzähle, dass ich als virtuelle Assistentin tätig bin. Vor einer Zusammenarbeit ist es deshalb vielleicht hilfreich, ein paar Worte darüber zu verlieren:

Wie so vieles, kommt auch diese Idee aus den USA. Spätestens seit der Corona-Pandemie und dem damit einhergehenden verstärkt genutzten Homeoffice, gibt es aber auch hierzulande immer mehr Menschen, die die virtuelle Assistenz für sich entdecken.

Und wie funktioniert das dann genau?

Kennenlernen

Um festzustellen, ob die „Chemie“ stimmt und wir uns eine Zusammenarbeit vorstellen können, vereinbaren wir ein kostenloses Kennenlerngespräch über Teams, Skype oder Zoom.

Aufgaben und Ziele

Anschließend besprechen wir die genaue Zielsetzung, den Zeitrahmen, auf welchen Wegen die Kommunikation erfolgen soll und welche Tools benötigt werden, um die Arbeit zu erledigen. Auch die genauen Abläufe sollten vorgestellt werden, wenn nötig. Hier ist es sehr wichtig, dass beide Parteien ehrlich und direkt kommunizieren, damit die Erwartungshaltungen deutlich werden.

Sicherheit

Sollte es notwendig sein Passwörter weiterzugeben, kann dies über einen Passwort-Manager erfolgen, so dass die Passwörter nur in verschlüsselter Form weitergegeben werden (z. B. LastPass oder 1Password).

Verträge

Nachdem wir uns über die Auftragsbedingungen geeinigt haben, erhältst Du von mir eine Auftragsbestätigung, die Du mir ebenfalls schriftlich bestätigst. Falls gewünscht, können wir zusätzlich eine Verschwiegenheitsvereinbarung abschließen.

Datenschutz/DSGVO

Oft kommt es vor, dass persönliche Daten an die virtuelle Assistentin weitergegeben werden müssen, um die Aufgaben zu erledigen. Hierfür ist es laut DSGVO Pflicht, einen Auftragsverarbeitungsvertrag abzuschließen, den ich Dir bei der Auftragsbestätigung zusende.

Regelmäßiger Austausch

Es ist hilfreich, sich gegenseitig immer wieder ein Update zu geben. Als Auftraggeber möchtest Du vielleicht zwischendurch sehen, wie der aktuelle Stand ist. Hierfür können auch Projektmanagement-Tools wie z. B. Trello genutzt werden.

Abrechnung

Die Abrechnung erfolgt bei Neukunden im Voraus, danach in der Regel zum Monatsende. Es gibt die Möglichkeit, Stundensätze zu vereinbaren oder einen Festpreis. Dies hängt von der Aufgabenstellung ab und wird zu Beginn der Zusammenarbeit vereinbart.

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